Privacyverklaring

Privacybeleid WebSentiment BV

Versie 1.3
Deze pagina is voor het laatst aangepast op 14 maart 2018.

WebSentiment respecteert je privacy en gaat zorgvuldig om met privacy en privacygevoelige gegevens binnen de grenzen van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Telecommunicatiewet.

Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens door WebSentiment gebruikt

WebSentiment verwerkt persoonsgegevens voor servicedoeleinden, zoals het opnemen van contact met je en het beantwoorden van vragen die je hebt gesteld via het contactformulier op onze website.

De persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Denk hierbij aan het versturen van nieuwsbrieven, tonen van aanbiedingen en informatie, klanttevredenheidsonderzoeken. Daarbuiten via advertentienetwerken en social mediakanalen, zoals Facebook, Instagram, Twitter of LinkedIn.

Welke gegevens verzamelt WebSentiment

Persoonlijke gegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.
Interactiegegevens, zoals IP-adres, locatiegegevens, surfgedrag op de website en klikgedrag.

Indien je persoonsgegevens verstrekt aan WebSentiment, ben je verantwoordelijk voor de juistheid van de persoonsgegevens. WebSentiment kan nimmer aansprakelijk worden gesteld, behoudens grove schuld of opzet, voor onjuistheden in de door jouw aangeleverde persoonsinformatie.

Aan wie verstrekt WebSentiment persoonsgegevens
Persoonlijke gegevens worden door WebSentiment verstrekt aan derden indien je dit zelf hebt toegestaan of wanneer dit is toegestaan op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Hoe lang bewaart WebSentiment persoonsgegevens

Bepaalde persoonsgegevens die voor fiscale doeleinden worden verwerkt, dienen wij zeven jaar te bewaren. De bewaartermijn is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de gegevens worden gebruikt. Zodra de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

Hoe kun je contact opnemen met WebSentiment

We zijn bereikbaar op werkdagen van 9:00 t/m 18:00 via telefoonnummer 085 4444 820

Online
Via ons contactformulier op de website

Postadres
Post kan worden gericht aan:

Google-gegevens in onze apps

Drie apps van WebSentiment werken samen met Google: MailBot (mailbot.websentiment.ai), HRM (work.websentiment.ai) en Chatbot AI (chatbot.websentiment.ai). Ze delen één Google-toestemmingsscherm onder de naam WebSentiment. Hieronder staat welke Google-gegevens we gebruiken, waarvoor, hoe lang we ze bewaren en met wie we ze delen. Een uitgebreidere uitleg per app staat op Google-koppelingen van WebSentiment.

Welke toegang we vragen en waarvoor

• Inloggen met Google (openid, userinfo.email, userinfo.profile), in alle drie de apps: we ontvangen je Google-account-id, je e-mailadres en je naam om je account te maken of te herkennen. Inloggen geeft ons geen toegang tot Gmail, Google Agenda of andere Google-diensten, en we bewaren daarbij geen Google-tokens.
• Gmail lezen en beheren (gmail.modify), alleen MailBot: om nieuwe ongelezen mail te lezen (afzender, ontvangers, onderwerp, tekst en bijlagen), om conceptantwoorden in je Gmail te zetten, om te zien of een concept al verstuurd is, om mail te archiveren of te labelen, om MailBots eigen ongebruikte concepten te verwijderen, en om de doorstuurmails en opvolgmails te versturen die je organisatie zelf heeft ingesteld. MailBot verwijdert nooit andere mail dan zijn eigen concepten.
• Agenda-items beheren (calendar.events), alleen HRM: om bij goedgekeurd verlof een afspraak in je eigen agenda te zetten en die te verwijderen als het verlof wordt ingetrokken of gewijzigd. HRM leest je bestaande afspraken niet. Naar Google gaan alleen je naam, het soort verlof, de datums en je opmerking.
• Offline toegang bij MailBot en HRM: zodat de koppeling ook werkt als je niet bent ingelogd. Daarvoor bewaren we een vernieuwingstoken van Google.

Opslag en bewaartermijnen

• Vernieuwingstokens van Google slaan we versleuteld op met AES-256-GCM. De sleutel staat niet in de database. Toegangstokens staan alleen kort in het werkgeheugen.
• De inhoud en de bijlagen van je e-mail bewaren we niet. Die worden alleen tijdens de verwerking gebruikt. Een conceptantwoord staat uitsluitend in je eigen Gmail.
• Van elke verwerkte mail houden we een verwerkingslog bij. Afzender, onderwerp en de reden daarin wissen we na 30 dagen.
• Voor automatische opvolgmails bewaren we de naam, het e-mailadres en de datum van de ontvanger. Afgeronde vermeldingen verwijderen we 90 dagen na afronding; vermeldingen die alleen verzameld worden na een jaar.
• Bij HRM bewaren we per verlofaanvraag het id van het agenda-item, zodat we het later kunnen verwijderen.

Delen met anderen

Google-gegevens gaan alleen naar partijen die nodig zijn om de dienst te leveren: TransIP (hosting in Nederland), Anthropic (alleen bij MailBot, zie hieronder), Twilio SendGrid (systeemmails), Mollie (betalingen) en de ontvangers van doorstuur- en opvolgmails die je organisatie zelf heeft ingesteld. We verkopen Google-gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en delen ze niet met advertentie- of analysediensten.

Verwerking door AI

MailBot laat nieuwe mail beoordelen en conceptantwoorden schrijven door het AI-model Claude van Anthropic. Daarvoor gaan de afzender, het onderwerp, de tekst en leesbare bijlagen van die mail naar Anthropic. HRM en Chatbot AI sturen geen Google-gegevens naar een AI-dienst. Gegevens die we via Google API's ontvangen gebruiken we niet om AI-modellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen.

Toegang intrekken

Je kunt de toegang van WebSentiment altijd intrekken via myaccount.google.com/permissions. In MailBot ontkoppel je de mailbox in de app; we verwijderen dan het opgeslagen token en de gegevens van die mailbox. In HRM verbreek je de agendakoppeling, waarna HRM de toegang ook bij Google intrekt. Wil je je account laten verwijderen, mail dan naar info@websentiment.nl.

Limited Use

Het gebruik van informatie die WebSentiment via Google API's ontvangt, en de overdracht daarvan naar andere apps, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

English summary (Google API user data)

Three WebSentiment apps use Google APIs: MailBot, HRM and Chatbot AI. Signing in with Google gives us your Google account id, email address and name only. MailBot uses gmail.modify to read new unread messages, create draft replies in your Gmail, label and archive messages, delete its own unused drafts, and send the forwarding and follow-up emails your organisation configured. HRM uses calendar.events to create and delete calendar events for approved leave in your own calendar; it never reads existing events. Refresh tokens are stored encrypted (AES-256-GCM). We do not store the content or attachments of your email. MailBot sends the sender, subject, body and readable attachments of new emails to Anthropic (Claude) to assess them and write drafts. We never sell Google user data, never use it for advertising, and never use it to develop, improve or train AI models. You can revoke access at any time at myaccount.google.com/permissions.

WebSentiment's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.